Порядок истребования документов из российских государственных и ведомственных архивов осуществляется в соответствии с Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов. С текстом регламента можно ознакомиться здесь.

Заявитель лично обращается в Консульский отдел Посольства и предоставляет:

1) действующий российский заграничный паспорт;

2) заявление по истребованию документа из России (форма Bru40) в одном экземпляре (заполненный образец можно посмотреть здесь (св-ва о рождении);).
На каждый истребуемый документ заполняется отдельное заявление.

3) заявление в консульский отдел (Bru00), составленное в свободной форме, в котором следует изложить просьбу об истребовании документа, цель, с которой он истребуется, и указать контактные данные для обратной связи;

4) копию российского заграничного паспорта (разворот с фотографией);

5) копию документа, подлежащего истребованию (если имеется на руках).

Стоимость истребования документа (оплата карточкой через Bancontact) – 68 евро.

Если документ или сведения о нем не обнаружены, сбор заявителю не возвращается.

Выдача полученных документов осуществляется по четвергам с 9.00 до 12.30.

Информацию об истребовании справки об отсутствии судимости см.здесь.

Военные билеты, трудовые книжки, водительские права, справки о семейном положении, характеристики, личные дела, различного рода заявления, подававшиеся гражданами в органы внутренних дел при оформлении их выезда для проживания за границей, пенсионные дела и дубликаты дипломов ИСТРЕБОВАНИЮ НЕ ПОДЛЕЖАТ.

Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении умерших лиц.

Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.

Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.

Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.

В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:
- Федеральная архивная служба Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации;
- Министерство обороны Российской Федерации;
- Министерство внутренних дел Российской Федерации;
- Министерство труда и социального развития Российской Федерации;
- Министерство образования Российской Федерации;
- Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС);
- Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста.

Проживающие в России граждане Российской Федерации по вопросам истребования документов из других государств могут обращаться в Консульский департамент МИД России и представительства МИД России в субъектах Федерации.